O avanço da transformação digital e o aumento da complexidade dos ecossistemas corporativos tornaram o planejamento das contratações de TI uma etapa decisiva para a eficiência operacional das empresas.
Aliás, com o novo ciclo orçamentário se aproximando, o desafio das áreas de tecnologia é garantir que as aquisições de software para 2026 sejam planejadas meticulosamente. Mas como fazer isso? Leia o texto a seguir e descubra.
Diagnóstico do cenário de TI e aquisição de software
De acordo com um relatório da TropicApp, 86% das organizações pretendem adotar ou expandir o uso de Inteligência Artificial nos processos de aquisição até 2026, e empresas que iniciam negociações com pelo menos seis meses de antecedência podem obter economias médias de 39% em comparação com aquelas que deixam para o último momento.
Esses dados reforçam que o planejamento das contratações deve começar ainda no encerramento do exercício atual, com uma análise detalhada das demandas de cada área, dos contratos vigentes e dos objetivos estratégicos.
Alinhamento estratégico e definição de portfólio
A base de um bom planejamento está no mapeamento do portfólio de softwares corporativos. É fundamental reunir as áreas de TI, finanças e operações para identificar quais soluções são críticas, quais podem ser substituídas e quais precisam ser expandidas.
Além disso, a categorização dos softwares por tipo (gestão, segurança, colaboração, produtividade ou nuvem) facilita a visualização do ciclo de vida de cada ferramenta e ajuda a priorizar investimentos.
Planejamento orçamentário e projeção de cenários
O planejamento financeiro das contratações de software deve ser tratado como um processo dinâmico. Afinal, modelos orçamentários rígidos dificultam a adaptação a novas demandas tecnológicas e a oscilações de preços, e o ideal acaba sendo trabalhar com múltiplos cenários (base, otimista e conservador), levando em conta possíveis expansões, atualizações contratuais e ajustes de escopo.
Ressaltando também, que, de acordo com análises de mercado publicadas pela Tech Service Today, os custos de software devem registrar aumentos entre 5% e 10% ao ano, o que reforça a importância de acordos de longo prazo e cláusulas de reajuste bem definidas.
Integração com ecossistemas digitais externos
A integração com ecossistemas digitais externos se tornou uma tendência central para organizações que buscam maior agilidade e eficiência em suas operações de TI. Isso porque softwares corporativos que conseguem se conectar a plataformas de parceiros, fornecedores e clientes permitem a automação de processos interorganizacionais, reduzem retrabalho e aumentam a visibilidade de dados em tempo real.
Somando a isso, essa integração facilita o compartilhamento seguro de informações, promove colaboração entre diferentes áreas e e permite respostas mais rápidas a mudanças de mercado.
Sustentabilidade e TI verde
Empresas que incorporam critérios ESG (Environmental, Social and Governance) em suas decisões de tecnologia podem reduzir custos operacionais e fortalecer sua imagem corporativa perante clientes, parceiros e investidores.
Inclusive, segundo o relatório da IDC (Worldwide Sustainability/ESG 2024 Predictions), até 2027, espera-se que 35% de todo o consumo de energia dos data centers seja proveniente de fontes renováveis, refletindo um compromisso crescente com práticas sustentáveis no setor.
Seleção de fornecedores e governança contratual
A escolha dos fornecedores e a modelagem contratual são etapas críticas do processo. Não à toa, contratos de software envolvem aspectos jurídicos, técnicos e de segurança que exigem análise minuciosa, e é recomendável estabelecer critérios objetivos para a seleção de parceiros, levando em conta reputação, compliance, estabilidade financeira e capacidade de suporte.
Especialmente porque, segundo análises recentes da Ivalua, empresas que automatizam o monitoramento de contratos conseguem reduzir os riscos de não conformidade e melhorar a transparência nas auditorias internas.
Monitoramento de resultados e melhoria contínua
O planejamento de contratações de TI não termina com a assinatura dos contratos. A etapa de monitoramento é decisiva para assegurar que os investimentos tragam o retorno esperado e que as soluções contratadas permaneçam aderentes às necessidades do negócio.
Métricas como o percentual de conformidade com o portfólio aprovado, o tempo médio de contratação, a taxa de renovações automáticas e o desvio entre custos previstos e realizados são essenciais para medir a eficiência do processo. Esses indicadores também ajudam a identificar gargalos e ajustar a estratégia para o próximo ciclo.
Além do mais, é importante avaliar a experiência dos usuários internos com as soluções adotadas. A usabilidade, o desempenho e o suporte técnico, por exemplo, são fatores que impactam diretamente a produtividade e o valor percebido das ferramentas contratadas.
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